V podjetju Olma so zahtevam standardov sledili v sodelovanju z ljubljanskim Gambit Tradeom, ki je rešitev razvil v programski opremi Eastman Software Work Manager Suite for Exchange. Ta skupina programskih komponent, ki deluje v okolju MS Exchange/Outlook, je ponudila možnost obvladovanja dokumentov, organizacijsko procesnih postopkov in sistemov za elektronski zajem in arhiviranje podatkov. Projekt je pokazal, kako upravljati z veliko množico dokumentov. O njegovi zahtevnosti pa priča podatek, da so v podjetju prestavili vso dokumentacijo v novo e-okolje in ob tem izvedli tudi vse potrebne spremembe za zadovoljitev zahtev standarda ISO 9001.
Končni rezultat omogoča enostavno ustvarjanje, spreminjanje, ukinjanje in pregledovanje dokumentov, ki so shranjeni v organizirani strukturi elektronskih map. Najpomembnejše pa je to, da so vsi postopki nadzorovani, avtomatizirani in zasledovani ter da omogočajo lažje delo za zaposlene, ki se neposredno ukvarjajo s temi dokumenti.
V novem okolju se dokumenti ustvarjajo ali spreminjajo z znanimi orodji, kot so Word, Excel in podobni. Predvsem pa se vse potrebne operacije izvajajo preko odjemalca MS Outlook, ki je dovolj razumljiv in enostaven za uporabo. Standardi in zahteve pri obvladovanju dokumentov se sicer spreminjajo, vendar Eastmanova rešitev omogoča sprotne spremembe ali dopolnitve sistema.
