Kako so v Ljubljani v času epidemije organizirali tridnevni glasbeni festival?

Kot je za našo medijsko hišo povedal Jure Kvas, soustanovitelj in direktor Smile festivala, je bila organizacija ogromen izziv. Ne samo, da so se morali soočiti z lokalnimi omejitvami in navodili slovenske vlade, zaradi nenehnega spreminjanja in dopolnjevanja rdečega seznama niso vedeli, od kod bodo lahko nastopajoči prišli na ljubljanski oder.

A so našli rešitev. Slab začetek, dober konec. V Ljubljani smo bili priča enemu redkih glasbenih festivalov, pa ne samo v Sloveniji, tudi v Evropi. 

Čeprav se je med potjo, doseganjem cilja in dejanskim festivalom dogajalo marsikaj, so v sodelovanju z NIJZ našli skupno rešitev. Festival, ki obiskovalce ločuje na sektorje. Sektorje? "Da, v vsakem sektorju, ločenem z varovalno ograjo, je lahko 20 obiskovalcev, v vsakem sektorju pa je pet miz za štiri osebe," je za naš medij povedal Jure in dodal: "Vsak sektor ima svojega natakarja, svojo razkuževalno in žensko ter moško stranišče." In tako festival na enkrat sprejme le 440 ljudi (22 sektorjev po 20 ljudi). Je to nova realnost? Organizatorji si tega seveda ne želijo, a jih zaradi tako uspešne rešitve iz tujine pod budnim očesom opazujejo celo veliki organizatorji. Zanima jih, kako Kvas ter ekipa organizirajo Smile festival. Že to, da so opaženi v tujini, je ogromen dosežek, pove medijski predstavnik festivala.

Prav poseben občutek: obisk festivala s 'tisoč in enim' varnostnim ukrepom

Vstop na festival v času koronavirusa je prav poseben občutek. Sama nisem niti mislila, da pogrešam kakršno koli dogajanje, počasen koronaritem mi je ustrezal. A ko enkrat slišiš base in vidiš festivalske laserje, ko enkrat začutiš energijo elektronske glasbe, te to (po le nekaj mesecih odmora) popelje v nekakšno nostalgijo.

A seveda v času festivala ne pozabiš, da se svet bori s covidom-19. Na vstopu varnostnik najprej opozori na masko, vsak obiskovalec je dobil tudi festivalsko masko, na kateri je natisnjeno ime prireditve. To je prva točka. Obiskovalca pa čaka še pet točk, preden se lahko poda na zabavo. Naslednja točka je meritev telesne temperature – enkrat z ročnim merilnikom in enkrat preko kamere, ki spremlja osebo na podlagi IR tehnologije. Vsak obiskovalec je moral podpisati tudi izjavo, v kateri soglaša s pravili, da bo na prireditvi spoštoval navodila, in potrjuje, da nima simptomov covida-19. Sledi prevzem personalizirane vstopnice, ki je narejena na podlagi osebnih podatkov. "Tako imamo večji pregled nad obiskovalci, če se zgodi kakšen incident. Tega si seveda ne želimo, a imamo možnost povezave z vsakim obiskovalcem," pojasni Kvas. Nato sledi varnostni pregled s strani varnostne družbe. To pa je točka, ki je znana že od prej. Varnostniki preverijo, ali je v torbicah in žepih kar koli neprimernega, nevarnega. Preveri se tudi polnoletnost, zadnja točka pa je bolj vesele narave – tu vsak obiskovalec dobi pripraven nahrbtnik z dobrotami sponzorjev. 

Za varnost je poskrbljeno tudi, ko želi obiskovalec zapustiti prizorišče. Namreč vsak, ki želi iz svojega sektorja, se mora javiti varnostniku in šele ta ga lahko pospremi do izhoda. 

'Letošnji festival je eksperiment, predvsem psihološki'

Kvas priznava, da je bila pot zelo trnova in da je organiziranje takšnega festivala v času 'nove realnosti' poseben izziv. Vsi prisotni so se morali soočiti z novo realnostjo in začeti razmišljati zunaj okvirov sicer že vpeljanega organiziranja takšnih dogodkov. Ekipa je sicer pripravljala junijski festival, na katerem se vsako leto prepletata šport in glasba, a so prvotno prireditev prestavili na poletje 2021. Vseeno pa so si želeli nekaj ponuditi ljudem. In tako se je začelo razmišljanje: kaj lahko naredijo. "Ker je naša vizija ustvariti brand, ki bo zdržal tek na dolge proge, smo razmišljali, kaj bi lahko naredili. Ves čas smo spremljali situacijo in ves čas smo bili v stiku z vsemi institucijami in tako smo se odločili za ločen dogodek, za Smile festival avgusta," je še povedal organizator.

Ker je število obiskovalcev znatno zmanjšano, so se odločili za tridnevni festival, na katerem je program vsak dan enak. Obiskovalcev je vse skupaj 1320, saj jih je na en dan na festivalu lahko po 440. "Začenjali smo z lokalnimi izvajalci, potem pa razširili na mednarodne izvajalce," je še dodal in s tem poudaril predvsem, da je največje ime festivala mednarodni Fedde Le Grand, najbolj znan po hitih Let me think about it in Put your hands up for Detroit. "Zdi se, da smo vzpostavili sistem, ki ponuja maksimum na področju varnosti v tem trenutku," še zadovoljno doda Kvas.

Koronakriza po žepu udarila vse, sploh glasbeno industrijo

Na vprašanje, kako so se stroškovno znašli, saj s prodajo 1320 vstopnic organizacije in izvajalcev zagotovo ne pokrijejo. "Kot sem že povedal, se je junijski dogodek prestavil na naslednje leto v upanju, da se bo zgodil. Vsem, ki pa so kupili karte za junij, smo ponudili kar nekaj možnosti za vrnitev karte. Dali smo jim štiri možnosti: prva je, da zamenjajo za naslednje leto, druga, da zamenjajo za letošnje leto in dobijo popust za naslednje leto, tretja, da je v vrednosti vstopnice dobil material iz naše trgovine (majice, puloverji), zadnja možnost pa je vračilo denarja. V veliki večini so se ljudje odločili za naslednje leto, en segment se jih je odločilo za letošnje leto, manjši odstotek pa za zadnji dve možnosti," je pojasnil Kvas in dodal, da je strošek seveda večji, a da je najbolj pomembno ohranjati ime in dogajanje, saj so, kot je že poudaril, tekači na dolge proge in ne sprinterji: "Letošnje leto ni niti približno takšno, kot smo si na začetku želeli, ampak smo se odločili, da bomo to naredili, ker si želimo ostati na sceni. Ljudem želimo pokazati, da je zabava možna in na nek način potrebna, da malo odmislimo težave in stres, ki so se zbrale med letom. Pa seveda, da pokažemo, da znamo v Sloveniji organizirati varne dogodke."

Organizacijo bodo predstavili v dokumentarnem filmu

"Veliko je dogovarjanja in logistike, ki je obiskovalci ne vidijo in nanjo niti ne pomislijo. Zato smo se odločili, da bomo po končanem festivalu predstavili film, zgodbo iz ozadja, da si bodo lahko lažje predstavljali, koliko dela in ljudi je potrebnih, da se nekaj takšnega izpelje," je povedal Kvas in dodal, da je 90 odstotkov dela še pred začetkom festivala. "Med organizacijo je bila ekipa odlična in upali smo, da se bo evforija, ki smo jo doživljali mi, prenesla na obiskovalce. To delamo za dušo, ne samo denar."