Akcijski načrt UKC Ljubljana – dokument, ki naj bi preprečil zlorabe pri poslih z dobavitelji

Kot je uvodoma povedal generalni direktor Univerzitetnega kliničnega centra (UKC) Ljubljana Marko Jug, je akcijski načrt, ki so ga pripravili, odgovor na Revizijo sklenjenih poslov z dobavitelji, ki jo je med 1. 1. 2019 in 31. 10. 2022 izvedlo podjetje Ernst & Young, in na revizijsko poročilo Računskega sodišča iz leta 2018. Pripravljen je na predvsem 17 kritičnih tveganjih, ki jih je izpostavila revizijska hiša, in je usmerjen v preprečevanje zlorab teh tveganj. 

Obseg nabav, vezan na UKC, je velik – gre za 290 milijonov evrov v enem koledarskem letu, zato je pomočnik generalnega direktorja za nabavno dejavnost Drago Kreš predstavil že izvedene aktivnosti na področju nabavne dejavnosti. Te zajemajo nove tehnike naročanja, ki omogočajo dinamičen nabavni sistem, postopke e-dražbe, izločene sklope in seznanjanje javnosti oz. potencialnih dobaviteljev preko različnih združenj, v katera so vključeni, da izvedejo nabavo na podlagi konkurence oz. da se ta ne omejuje. Spremenili so postopek razkritja razpoložljivih sredstev, kar naj bi pripeljalo do več milijonov evrov  prihrankov. Z enakim ciljem je v postopek pogajanj z dobavitelji po novem vključeno tudi vodstvo. Odslej bodo objavljali javna naročila za nabave z največjim deležem nepokritih nabav (cca. 50 milijonov evrov). Med že izvedenimi aktivnostmi sta tudi izvedba javnih naročil v sodelovanju z drugimi javnimi zdravstvenimi zavodi in javnih naročil za nabave, ki več let ali nikoli niso bile pokrite, ter zagotovitev bolj transparentnega poslovanja nabave – oblikovanje odbora za javna naročila večjih vrednosti, beleženje telefonskih pogovorov in javni sestanki. 

Kot je povedal Kreš, se je v zadnjih petih letih na njegovi poziciji zamenjalo 7 ali 8 oseb, zato je bilo težko vzpostaviti vzdržen sistem, ki bi zagotavljal rezultate. Zato zdaj delajo na kadrovski reorganizaciji nabave – oblikovali so službo za javna naročila in posamezne enote v njej, ki bodo osredotočene vsaka na svoj del. 

Zelo pomemben del in velik hendikep za nabavo so bila po njegovih besedah tudi neobstoječa izobraževanja, kar se zdaj spreminja. Uvedli so namreč izobraževanja zaposlenih na nabavi in na klinikah, ki sodelujejo v postopku nabave. Uvedli so postopek preverjanja lastniške strukture dobaviteljev in njihove povezanosti z zaposlenimi na UKCL. "V bazi jih je več kot 14.000, nekaj sicer ni več aktivnih, ampak to je velika številka, ki jo je moč obvladovati samo z ustrezno informacijsko rešitvijo," je dejal. Prav tako je potrebno stalno nadgrajevanje informacijskega sistema – brez tega bi bilo vse naštete ukrepe nemogoče izpeljati.

Jug o akcijskem načrtu: V tem trenutku najkvalitetnejši dokument, ki bo pokazal smer vsem javnim zdravstvenim zavodom

Jug je opozoril, da to, kar je naštel Kerš, ni akcijski načrt. "To so postopki, ki so v zadnjih mesecih že bili izvedeni in so bistveno spremenili poslovanje UKC Ljubljana. Včeraj pa smo svetu zavoda predstavili akcijski načrt, ki je bil soglasno sprejet. Zanj si upam trditi, da bo temelj poslovanja večine zdravstvenih zavodov v Sloveniji," je dejal. Po njegovih besedah gre za zelo zahtevno intelektualno delo, v katerega so vključili tudi pomoč zunanjih pravnih pisarn in "verjetno predstavlja dokument, ki je v tem trenutku najkvalitetnejši dokument in ki bo pokazal smer, v katero se morajo premikati javni zdravstveni zavodi". 

Akcijski načrt je po njegovih besedah v grobem sestavljen v treh stebrih – preprečevanje, odkrivanje odklonov in ukrepanje na vseh področjih. Naloge bo izvajalo tako poslovodstvo kot vodje na nižjih segmentih UKC Ljubljana, odgovornost pa se bo izkazovala svetu zavoda in ustanovitelju. "Poskušamo obvladovati kakršnekoli zlorabe in izvajati najvišjo možno skladnost poslovanja UKC Ljubljana. Spremljali bomo rezultate, v roku enega leta bomo s kazalniki pokazali, ali smo bili uspešni ali ne, vse pa bo transparentno," je zagotovil. 

Kar se tiče preprečevanja, je bil že narejen prvi korak, je dejal, saj so sprejeli nov pravilnik o integriteti. "S tem smo želeli izobraziti naš kader, da ve, kaj je integriteta, kaj je konflikt interesov ... in lahko v skladu s tem posluje." V prenovi je tudi etični kodeks, za katerega predvidevajo, da bo končan do oktobra 2023. Jug je opozoril še, da bo treba spremeniti številne postopke, predvsem pri nabavi.

Vse nabave bodo razporejene v 133 klasifikacijskih skupin 

Kreš je opozoril, da je največje tveganje na področju nabave povezano z drobljenjem naročil. Gre za eno najbolj perečih problematik v zadnjih letih, s katero se soočajo številni zavodi, UKC ni izjema. Akcijski načrt tako vidijo kot priložnost za odpravo dosedanjih nepravilnih praks in izvedbo ukrepov z namenom, da spoštujejo Zakon o javnih naročilih (ZJN). 

Do konca leta bodo vse idente (vse, kar nabavijo) razdelili v 133 klasifikacijskih skupin. "Govorimo o 50.000 identih, ki jih je treba razdeliti v te skupine – če so enakomerno razporejeni, to pomeni 375 identov v eni skupini. Da bi pravilno uporabljali ZJN, moramo vse te idente pravočasno planirati in ugotoviti potrebo znotraj zavoda. UKC pa ni ena bolnišnica, ampak šteje za kakih 10 bolnišnic skupaj. Gre torej za zelo kompleksno nalogo."

Te klasifikacijske skupine bodo osnova za celotni sistem in jim bodo omogočile pravočasno planiranje. Na podlagi tega bodo dobili nove sezname evidenčnih naročil in ugotovili, na katerih so tista z največjo vrednostjo. Tistih se bodo lotili najprej. Njihov cilj je, da izvedejo cca. 250 javnih naročil v enem letu. 

Napovedal je še, da bodo pripravili kratka navodila za vse zaposlene, ki so vključeni v nabavni proces, dopolnili pravilnik o javnem naročanju ter tako v nabavi kot na posameznih klinikah vzpostavili klicne centre za tekočo izmenjavo informacij v zvezi s potrebami, ki se pojavljajo na posameznem oddelku. Ko bodo ustrezno usposobili vse, ki so vključeni v nabavni proces, bodo del odgovornosti razpršili znotraj klinik. "Na ta način bomo v večjem številu lažje obvladovali proces nabave oz. vzpostavili vzdržen poslovni model," je dejal Kreš.

Jug ga je dopolnil in napovedal tudi nadgradnjo informacijskega sistema in pripravo pravilnikov, ki bodo dali jasna navodila tudi na ravni finančnega poslovanja in politike plačil. S temi postopki bodo imeli jasen evidenčni izpis zamudnih obresti in bodo lažje obvladovali stroške. Po njegovih besedah so se naučili, da morajo biti vsi, ki so vključeni v proces nabave, izobraženi, zato načrtujejo, da bodo v roku pol leta celotno kritično strukturo izobrazili do te mere, da "ne bo dvoma, kako izpeljati pravilen postopek". Poskušali bodo tudi najti vzpodbude, s katerimi bi lahko nagrajevali dobre prakse.

Odkrivanje napak:  Služba za korporativno varnost, revizijska služba, pooblaščenec za skladnost poslovanja 

Ker pa bo kljub vsemu še vedno prihajalo do odklonov, je za odkrivanje zelo pomembno, da v takšni bolnišnici, kot je UKC Ljubljana, deluje zelo suverena in samostojna služba za korporativno varnost, v kateri je posebna enota za integriteto, ki obravnava vsak odklon skladno z zakonom o žvižgačih, je poudaril Jug. 

Zelo pomembni so tudi notranji pregledi. "Že nekaj let UKC Ljubljana nima revizijske službe, sedaj jo ustanavljamo, a imamo težave, ker so dohodki v UKC Ljubljana za takšno službo precej nižji od primerljivih v gospodarstvu. Ni še popolna, a upamo, da jo bomo v nekaj mesecih izpopolnili." 

V UKC Ljubljana imajo komisijo, ki bo preverjala kakovost izbranih produktov in pooblaščenca za skladnost poslovanja, ki do zdaj še ni bil prisoten in bo vsako pogodbo še enkrat neodvisno pregledal in tudi nosil odgovornost, da bo ta pogodba skladna z zakoni. 

Za kabinet generalnega direktorja in službo za korporativno varnost bo zelo pomemben odziv, ki ga bo vzpostavil nadzor rednega poslovanja nad samo nabavo in drugimi deli poslovanja. Vsi skupaj bodo sprožili ustrezne postopke odkrivanja, in če bodo odkriti, bo sledilo ukrepanje, je še dejal Jug. "Tukaj ima zelo pomembno vlogo neodvisna drža službe za korporativno vrednost, ki bo skupaj z enoto za integriteto peljala naprej, našla nepravilnost, odkrila, za kaj je šlo in – če bo obstajal sum kaznivega dejanja – sprožila postopke v ustreznih službah."

Če bodo ugotovili škodne dogodke, bodo ta denar izterjali in zahtevali povračilo stroškov.

Kaj je ugotovila revizija?

Kot je znano, je revizija poslov UKC Ljubljana z dobavitelji zadnjih štirih let pokazala več kritičnih točk. Osredotočili so se na postopke izbora dobaviteljev, njihovo ustreznost, ustreznost obstoječega modela plačevanja in predvsem opredelitev tveganj v sodelovanju z dobavitelji. 

Med ugotovitvami 160 strani dolge revizije, ki je sicer poslovna skrivnost, je minister za zdravje Danijel Bešič Loredan izpostavil dve kritični točki – oddajo naročil brez predhodno izvedenega postopka javnega naročanja ter razkorak med tveganji in kontrolo pri ključnih aktivnostih. Konkretneje: obstajajo znana farmacevtska podjetja in tudi zaposleni v UKC, ki so posle v ljubljanskem kliničnem centru dobivali brez razpisov, tako da so drobili naročila, da ta niso presegala 40 tisoč evrov, za kar je potreben javni razpis. Revizorji so ugotovili tudi, da del javnih naročil nima končnega poročila, da je bilo nekaj naročil oddanih po objavljenem zakonskem roku, da manjkajo izjave o lastniških strukturah dobaviteljev in da se pojavljajo nedoslednosti pri objavi elektronskih kopij sklenjenih pogodb. Do odklonov prihaja pri ponudbah za evidenčna naročila, manjkajo zapisniki o odpiranju ponudb, pa tudi naročilnice. Revizorji so zaznali določeno neskladje pri prednostni obravnavi dobaviteljev pri plačilih, manjkajo tudi pravilniki o prejemanju daril. Prav tako so ugotovili nespoštovanje določb zakona o javnem naročanju za zagotavljanje konkurenčnosti med dobavitelji. Z UKC milijonske posle očitno sklepajo tudi nekateri zaposleni. Revizorji so doslej odkrili več deset takih primerov. 

Bešič Loredan je poročilo označil kot veliko delo za preprečevanje korupcijskih tveganj, kar bo pomenilo več denarja za zdravljenje pacientov. Jug pa je poudaril, da to poročilo pomeni velik mejnik za UKC Ljubljana, morda celo za vso slovensko družbo, saj gre za prvo poročilo v javnem zavodu. Tako ministrstvo za zdravje kot vodstvo bolnišnice sta napovedala ukrepanje, poročilo so predali Komisiji za preprečevanje korupcije in NPU.