Pred dobrim mesecem je novela ZEPDSV-A stopila v veljavo. Ena od novosti, ki jih prinaša, je pravica delavca do vpogleda v svoje evidence delovnega časa. Delodajalec je tako dolžan delavca pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec, in sicer do konca plačilnega dne, ali mu zagotoviti elektronski dostop do evidenc (splet, telefon). Novela tudi omogoča, da delavec enkrat tedensko od delodajalca pridobi pisno seznanitev s svojimi evidencami. Pisna obvestila se lahko pošiljajo tudi na elektronski naslov delavca, kot ga določi delodajalec.
Administrativna nočna mora?!
Vsekakor so informacije o registracijah in evidencah delovnega časa zelo koristne in zaželene. Vprašanje pa je, ali ni tovrstno poročanje za delodajalce dodatno delo, celo neke vrste administrativna nočna mora?!
Kako poenostaviti poročanje o evidencah delovnega časa
Uporabniki Špicinih rešitev že sedaj v celoti poslujete skladno z zahtevami ZEPDSV-A. Zakonodajno skladnost pa lahko nadgradite še z rešitvijo za avtomatično poročanje o evidencah delovnega časa in tako odpravite še birokracijo.
Z avtomatičnim poročanjem lahko uporabniki rešitve pozabite na mesečna pisna obvestila, ki bi jih morali gleda na ZEPDSV-A prilagati plačilnim listam – z avtomatizacijo lahko evidence o delovnem času po prednastavljenem urniku pošiljate svojim sodelavcem.
VIDEO: Evidence delovnega časa – kako poteka avtomatično poročanje
Začnite avtomatizirati
Poročanje o evidencah delovnega časa lahko avtomatizirate le v nekaj korakih. Uporabniki, večinoma so to administratorji Špicinih sistemov, sledite spodnjim korakom in si zagotovite poročila, prilagojena vašim potrebam:
1- Izberite evidence, ki jih želite vključiti v v svoje poročilo (nadure, bolniške, delo od doma ...)
2- Izberite ustrezno vrsto poročila (npr. opravljene ure pri delu od doma)
3- Določite uporabnika/e, ki bodo prejeli poročilo (vodja oddelka, vodstvo ...)
4- Določite frekvenco pošiljanja (mesečno, tedensko)
Če želite, lahko prvo poročilo naredimo skupaj. Brezplačno in brez uporabe bančne kartice si odprite svoj račun in/ali se prijavite na webinar.
Na voljo vam je 10 brezplačnih poročil na mesec
Avtomatično pošiljanje poročil vam je na voljo na dva načina. Prvi je brezplačni način, kjer smo obstoječim uporabnikom v ceno redne mesečne naročnine vključili 10 brezplačnih poročil na mesec.
Drugi način, ki je na voljo, je standardni način, kjer za ceno 1 EUR/uporabnika dobite 5 poročil na mesec. Če imate v podjetju recimo 50 uporabnikov, to pomeni, da za dodatnih 50 EUR dobite možnost avtomatiziranega pošiljanja 250 poročil mesečno.
Kako je s poročanjem v primeru, da evidence vodite v Excelu
Novela ZEPDSV-A ustrezno vodenje evidenc delovnega časa v Excelu ne prepoveduje. Novi zakon zahteva natančno vodenje delovnega časa, kar pomeni, da mora delodajalec sedaj zapisovati ure prihoda in odhoda do minute natančno. Če se odloči za Excelovo tabelo, mora vpisovati podatke vsak dan. Poverjanje izpolnjevanja evidenc delavcu lahko privede do napak, saj vključuje tudi dodatke in morebitne odsotnosti.
Pomembno dejsto je tudi to, da Excelova datoteka, ki jo delavec izpolni sam, NE šteje kot neposredni dostop, delodajalec pa mora evidence v vsakem primeru prilagati plačilni listi. Situacija tukaj je, roko na srce, rahlo bizarna. Delavec namreč sam izpolni evidenco delovnega časa s pomočjo Excel tabele, se morebiti še podpiše za potrditev, nato pa jo konec meseca odda delodajalcu za obračun plače. Delodajalec mora kljub temo kopijo delavčeve evidence izročiti ob plačilni listi, saj bi v vmesnem času eventuelno lahko prišlo do popravkov s strani delodajalca.
Natisnite plan dela svoje ekipe za cel mesec
Plan dela oziroma koledarski pogled je dokument, ki vam omogoča helikopterski pogled nad evidencami dela za vse zaposlene. Na enem mestu vidite, kdo od sodelavcev je na bolniški ali na dopustu ter kdo dela od doma. Pogosto se zgodi, da bi želeli plan dela deliti po e-pošti ali ga natisniti. V kratkem videju si oglejte, kako je mogoče koledarski pregled evidenc dela poslati po e-pošti
VIDEO: Kako natisniti koledarski pogled evidenc delovnega časa
Naročnik oglasne vsebine je Špica International.